Podstawowe informacje dla zainteresowanych przeprowadzeniem podobnych działań w swoim mieście.

Etap I

Zebranie i analiza danych. W prowadzonym przez Akcję Konin projekcie gromadzenie informacji odbywało się głównie za pomocą:

1. Przeszukiwania zasobów miejskich, w szczególności Biuletynu Informacji Publicznej w poszukiwaniu:

• programów współpracy z organizacjami pozarządowymi,
• sprawozdań z realizacji wyżej wymienionych programów,
• sekcji poświęconej organizacjom pozarządowym,
• wykazu jednostek organizacyjnych Urzędu Miejskiego które także zawierają umowy z organizacjami pozarządowymi,
• uchwał Rady Miasta Konina oraz wszelkich regulacji dotyczących gospodarki nieruchomościami  w mieście,
• informacji i bazy danych Centrum Organizacji Pozarządowych, jego ofercie i zasadach działania.

2. Zgromadzenia informacji na temat organizacji pozarządowych. Najlepszym źródłem informacji o organizacjach okazała się baza danych organizacji pozarządowych  prowadzona przez Stowarzyszenie Klon/Jawor – a informacje w niej zawarte potwierdzaliśmy korzystając z Wyszukiwarki KRS prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Zdecydowaliśmy się na ten krok ponieważ dane zamieszczone w wyszukiwarce KRS są częściej aktualizowane. Do uzupełnienia jak największej ilości danych kontaktowych do organizacji wykorzystaliśmy wyszukiwarki internetowe. Co pozwoliło skontaktować się z organizacjami i przeprowadzić wśród nich ankietę utworzoną dzięki narzędziom Google w celu zbadania ich potrzeb i oczekiwań wobec oferty i zasobów lokalowych miasta.

3. Gromadzenia przykładów z innych miast. Przeprowadzone głównie za pomocą przeszukiwania zasobów internetowych, znaleźliśmy dziesiątki wartościowych informacji i nie sposób wymienić je wszystkie, najlepszym przykładem wprowadzania pozytywnych zmian w naszej ocenie okazała się Pozarządowa Inspekcja Lokalowa prowadzona przez Warszawską Grupę Obywatelską o której można się dowiedzieć więcej tutaj.

4. Zapytań o udostępnienie informacji publicznej. Metoda została wykorzystana głównie do pozyskania umów zawartych pomiędzy Urzędem Miasta i jednostkami organizacyjnymi a organizacjami pozarządowymi. Korzystaliśmy z tej metody w sytuacjach w których nie udało nam się znaleźć interesujących nas informacji w Biuletynie Informacji Publicznej. O tym jak sporządzić wniosek można przeczytać tutaj, przykładowy wniosek sporządzony w celu pozyskania umów zawieranych pomiędzy Urzędem Miasta Konina a organizacjami  znajduje się tutaj.

Etap II

Analiza i opracowanie danych. Na podstawie zgromadzonych danych utworzyliśmy raport podsumowujący obecnie panujące zasady użyczania lokali organizacjom pozarządowym w Koninie z projektu realizowanego w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG oraz szereg materiałów pomocniczych dla organizacji chcących ubiegać się o lokal bądź zainteresowanych informacją odnośnie tego w jaki sposób i przez jakie organizacje lokale miejskie są wykorzystywane w chwili obecnej udostępnianych na www.akcjakonin.pl.

Etap III

Ostatnim etapem było rozpowszechnianie informacji o projekcie i włączenie do wspólnej pracy samorządu, organizacji i mieszkańców. Skorzystaliśmy z pomocy lokalnych mediów które opublikowały informacje prasową na temat projektu, zorganizowaliśmy otwarte spotkania dyskusyjne z udziałem zewnętrznego moderatora i gości z innych miast, zaprosiliśmy do współpracy Konińską Radę Działalności Pożytku Publicznego oraz przedstawicieli samorządu organizując i uczestnicząc w zebraniach poświęconych naszym działaniom.

Zmodernizowaliśmy stronę internetową stowarzyszenia i utworzyliśmy podstronę dedykowaną monitoringowi lokali miejskich w naszym mieście: www.akcjakonin.pl/lokale-ngo.  Informacje i dane zebrane w czasie pierwszego etapu publikowaliśmy na łamach naszej strony a w obróbce wizualnej pomocne okazały się darmowe narzędzia do tworzenia prezentacji, w naszym przypadku były to:

• http://www.easel.ly kreator infografik,

• https://infogr.am/ do tworzenia wykresów.

Opracowane materiały rozpowszechnialiśmy także w formie kolportażu ulotek w mieście oraz w czasie lokalnych wydarzeń. W przypadku tworzenia materiałów przeznaczonych do wydruku, przed przystąpieniem do pracy przy pomocy wyżej wymienionych narzędzi, zalecamy kontakt z profesjonalnym grafikiem w celu dopasowania materiałów do wymogów firm świadczących usługi wydruku.

Realizacja monitoringu lokali użyczanych organizacjom pozarządowym w Koninie mogłaby się okazać utrudniona, bądź niemożliwa, gdyby nie pomoc zewnętrznych ekspertów z Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska, których znajomość prawa i specyfiki funkcjonowania trzeciego sektora była nieoceniona na każdym etapie projektu.

Wszystkie osoby, bądź organizacje zainteresowane przeprowadzeniem podobnych działań w swoim mieście zapraszamy do kontaktu z koordynatorem naszego projektu, Januszem Miedzińskim – akcja@akcjakonin.pl tel. 502 042 510.